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"La información es el activo más valioso de la empresa"

 
Es una realidad que con frecuencia pronunciamos esta frase y sin embargo,
no le prestamos la adecuada atención, permitiendo que cualquiera tenga acceso a ella.

 

Entender el concepto de GESTION DOCUMENTAL puede ayudarnos a hacer realidad esta frase, su significado y hacernos comprender que esta no es una mas de las multiples expresiones que hoy en día nos aportan las nuevas tecnologías.

informacion

 

       Su empresa, despacho , asociación ...... produce una importante cantidad de documentos cada día ,   ..... la informacion que contienen es la piedra angular de su exito.

 

 

 

 

 

 

Los documentos a su vez están relacionados con diversos procesos. Estos se  crean, modifican, envian, almacenan y sobre todo se consultan una y otra vez.

Estas tareas consumen una gran cantidad tiempo y  recursos, por eso merece la pena analizar con detalle estos procesos ..........y optimizarlos

 

 ¡¡ Aquí es donde entran en juego los sistemas de gestion documental ¡¡,

con los que mejorar el servicio ofrecido ahorrando tiempo y dinero.

El sistema gestiona todos los documentos que se generan a diario, tanto en papel como electrónicos y los  indexa conjuntamente en un archivo electrónico , donde todos los usuarios autorizados pueden acceder a ellos,

recuperarlos, realizar busquedas por palabras claves o predefinidas, incorporarlos a expedientes, obtener busquedas globales, etc " tengo toda la información disponible" . puedo responder a las consultas en segundos ..

Pero además, puedo optimizar los procesos internos ....  por ejemplo crear  flujos de trabajo, para la aprobacion de facturas entrantes, consultar los documentos en todo lugar gracias a los entornos web seguros,  o crear multiples versiones de un mismo documento, cuantas veces hemos leido y releido un contrato hasta darle el visto bueno .

¿Cómo llegan los documentos al archivador electrónico ?? 

documentos en papel .... se escanean e indexan , los modernos escaners nos posibilitan multitud de funciones  para agilizarnos el trabajo.

documentos en formatos electrónicos ... basta con arrastrar y soltar  aunque tambien puedo utilizar plugging para incorporar teclas de acceso rapido, por ejemplo a microsoft word, outlook , incluso utilzar impresoras virtuales . 

Durante el desarrollo,se ejecutan procesos de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) que convierten el contenido de las imágenes en textos, permitiendo la edición y las búsquedas en el interior del mismo. Así mismo, se suceden una serie de indexados, quedando clasificado y listo para ser buscado.

 

 La gestión documental es el conjunto de tecnologías, normas y técnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo de el ciclo de vida del mismo, ya sea mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten alcanzar cotas más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia.